Pagamentos de RPA – PROC.OPT.005

1.  Objetivo:

– Definir métodos de trabalho para os Profissionais envolvidos nas liberações e pagamentos de RPA;

– Oficializar junto ao Departamento Financeiro a relação jurídica entre a Distribui e a Pessoa prestadora do serviço, para a realização dos pagamentos e para a rastreabilidade das informações;

– Tratar como documento integrante ao Contrato de Prestação de Serviços, referente a contraprestação por um serviço executado por Pessoa Física ou Jurídica, com base no código civil e leis esparsas.

• Aplicação:

Esse Procedimento se aplica aos Setores Financeiro, Jurídico e Operacional, referente a toda contratação de Terceiros Autônomos / Veículos, Pessoa Física ou Jurídica, para execução de serviços de transportes.

• Definição:

3.1 – Esse documento é de emissão obrigatória em todas as contratações de Agregados ou Terceiros e anexa-los no e-mail de solicitação de pagamento.

1. RPA: Recibo de Pagamento Autônomo;
2. SGI: Sistema de Gestão Integrado;
3. CTe: Conhecimento de Transporte Eletrônico;
4. ACED: Acompanhamento de Cargas Especiais e Dedicadas;
5. Contraprestação: É o cumprimento de obrigações que, nos “Contratos Bilaterais”, uma parte executa em correspondência às de outra;
6. Leis Esparsas: São aquelas que não se encontram reunidas em um código ou consolidação, que se encontram separadas;
7. Relatório Comprovei: Documento emitido direto pelo portal do Comprovei entregas, no formato de Excel e/ou PDF e;
8. SM/SMP: Documento emitido pelo portal da Angellira assim que é solicitado sinal do rastreador.

• Descrição da Atividade:

4.1 Na abertura de Contrato:

4.1.1 Quando da primeira vez do Autônomo a prestar serviço, realizar a abertura de Contrato de Transportes e recolher assinatura de imediato e ser anexado juntos aos documentos pessoais e documentos do veículo;

4.1.2  Caso não seja possível a emissão do CTe (Conhecimento de Transporte), deve ser utilizado o número da Ordem de Coleta, que substituirá até a emissão do CTe; 

4.1.3  Solicitar a “Liberação da Gerenciadora de Riscos”;

4.1.4  Solicitar o “Sinal de Rastreamento”.

OBS.: Realizar uma chamada de vídeo no ato da contratação, pedindo para mostrar o veículo, a placa, os pneus, carroceria, devendo o Motorista aparecer para visualização e print de seu rosto.

• Realização do pagamento.

• Para liberação do adiantamento: Exceto os documentos que são enviados e anexos ao RPA para liberação do financeiro, deve incluir instruções e documentos abaixo:

– Valor do percentual de adiantamento acordado;

– Saldo do frete acordado no período pré-determinado da execução dos serviços, desde que emitido o CTe;

– No corpo do RPA deverá destacar nome das 3 ultimas empresas que carregou com as respectivas datas;

– A do último carregamento deve ligar e constar no corpo do RPA: nome do contato e se o terceiro teve algum problema;

– No anexo do RPA deve encaminhar liberação da gerenciadora de risco – condutor e veículo;

– No anexo do RPA deve encaminhar cópia da SMP com registro de recebimento pela gerenciadora de risco;

– Vídeo chamada deve ser arquivado em pasta própria, que será aberta pelo setor de melhorias, para registro e consulta;

– Conta para depósito seguir somente se for Motorista, Esposa (se autorizado pelo Motorista) ou Proprietário da empresa Prestadora do Serviço;

– “Adiantamento e Saldo”, somente devem ser pagos com autorização da Gerencia Executiva ou Gerencia Operacional;

– Enviar SMP de todas as cargas (coleta ou entrega), antes de liberar para coleta ou entrega;

– Contrato deve ser assinado e enviado ao setor SGI;

– A Torre deve realizar o acompanhamento do veículo da coleta até a entrega final ao Cliente.

– Anexar relatório emitido pelo Comprovei onde se consta as informações dos apontamentos realizados pelo motorista/terceiro de coleta e/ou entrega.

OBS.: “Descrever o motivo pelo qual se foi necessária a contratação de terceiro e não a utilização de frota própria”

4.2.2 Para liberação de Saldo:

– No anexo do RPA deve ser encaminhada uma cópia da ACED de acompanhamento para pagamento de saldo.

            4.2.2.1 Para os Pedidos de Pagamento de Saldo:

– No e-mail em que o financeiro enviou o comprovante de pagamento do adiantamento, clicar em RESPONDER TODOS.

Sempre iniciar o assunto no padrão abaixo:

“Setor Financeiro, bom dia / boa tarde!”

REFERENTE A PAGAMENTO DE SALDO:

4.2.2.2 Anexo para pagamento de saldo:

• Apresentar o PDF do RPA quitado;
• Apresentar o PDF do CTE + CTE complementar (caso houver);
• O Relatório do COMPROVEI;
• O e-mail com a ACED de entrega finalizada, de acompanhamento realizado pela Torre de Controle.

4.2.2.3 Nas observações da RPA, devem constar:

• O número da Ordem de Coleta;
• As informações de acréscimos/descontos, caso houver.

Não será mais necessário a duplicidade de informações dentro do e-mail de “pedido de saldo”, uma vez que as mesmas já foram informadas no “pedido de adiantamento” e estarão no mesmo fluxo.

• Após o envio do e-mail:

• O Departamento Financeiro estará ciente que terá este pagamento para ser realizado e irá enviar o comprovante de pagamento para que todos estejam cientes que o mesmo já foi realizado no final do dia, caso contrário, irá informar a recusa do pagamento e o motivo.